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ISO20000・ISO27001・ISO14001・ISO9001等 統合マネジメントシステム支援コンサルティング

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統合マネジメントシステムとは

 ISO9001、ISO14001、ISO27001、ISO20000、JISQ15001などのマネジメントシステムを任意に組み合わせて統合されたマネジメントシステムにしていくことを統合マネジメントシステムと呼びます。  当然、マニュアルも一本化しますし、認証取得するサイトも合致させる必要があります。 審査で「統合審査」と似た呼称で「複合審査」「同時審査」ということがありますが、これは複数のマネジメントシステムがあり審査を同時に行なっている状態をいいます。「複合審査」「同時審査」の場合、マネジメントシステムは合体しておらず、サイトにも差異があるものを指します。

 ISO認証取得は大企業から中堅、中小企業へ、大から小へと普及してきました。一方、統合マネジメントシステムは中小企業から普及がはじまり、中堅企業、大企業という小から大へ、逆の流れで普及する傾向にあります。中小企業の特質である機動性を生かすためにも、昨今の厳しい経営環境を乗り切っていくためにも、さらにはマネジメントシステムの運用コストの削減の意味でも統合マネジメントシステムの構築が必要になってきています。統合マネジメントシステムは今後も益々普及していくことでしょう。


統合マネジメントシステム導入のメリット

  1. システム運用の効率化
  2. システム運用コストの低減
  3. 審査工数の削減
  4. 顧客満足度の向上
  5. 品質レベルの向上
  6. 経営者の方針の浸透(全社員の同一価値観)
  7. 業務の標準化
  8. 社員のモチベーション向上(意識改革)
  9. 企業体質の改善
  10. 他社との差別化

 ISO9001、ISO14001を認証取得している組織は管理責任者が異なるため別々に運用していることが多かったのですが、3つめのISO27001を導入したら、個別のマネジメントシステムの内部監査などの行事が次々とやってきて運用の負担を感じていると嘆いている管理責任者は多いのです。
 中小企業では役員クラスが統括して全体指導にあたることが大企業より簡単ですから、統合マネジメントシステムの導入がし易い背景ともなっています。運用コストや審査コストを下げ、本当に経営に役立つISOをと考えたら統合マネジメントシステムに進むべきでしょう。そのためには、上述の統合化の発展段階(レベル)を意識して計画的に進めていく必要があります。



マネジメントシステム統合と統合審査のニーズやメリット

 マネジメントシステム統合と統合審査のニーズやメリットについて、認証機関の受審組織の声や当社への問い合内容などをまとめてみました。

1) 電気通信大手製造業の取引先からQMSとISMSの認証を求められたが、別々に構築・運用することは時間もお金も掛かる。当社の規模、経営実態に即して短期集中で実績のあるコンサルタントを活用して効率的に最初から統合MSで4ヶ月で認証取得した。(組込みソフトウェア業)
2) 顧客からQMSとEMSの認証を求められたが、別々に構築・運用することは組織の実態から見て非効率のため、最初から統合MSとした。(製造業)
3) EMSとOHSMSとQMSにレスポンシブルケアも加えた統一したマネジメントシステムにし、組織の運営を効率的かつ総合的に実施したい。(製造業)
4) 環境ビジネスであるため、QMSとEMSの管理対象がほぼ同一であり、別々に運用することは意味がない。(廃棄物処理業)
5) 環境側面の考え方を品質面にも適用して効果が出ている。(環境設備の操業及び保全サービス業)

6) 個別の建設や土木工事案件では、施工計画書などに基づき品質と環境と安全を総合的に管理しているため、QMSとEMSとOHSMSを別々に運用することは非効率である。(建設業)
7) 管理スタッフが少ないため、統合して効率的な運用をしたい。(印刷業)
8) 統合MSが経営ツールとしてよく機能している。(製造業)
9) 環境負荷が小さいため、品質をベースとして環境を負荷する形で運営するのが合理的である。(商社)
10) 業務とISOを一体化し、品質、環境、安全のパフォーマンスを向上し、業務改善をしたい。(運輸業)
11) 一度に審査が受けられ、かつ審査費用が削減できた。

 このようにマネジメントシステムを統合することにより、多くの組織がプラスの効果を享受されていますが、一部に以下のようにうまく運用できていない組織もあります。
1) 統合MSの活動がQMS主体となり、EMS活動が少なくなる。
2) 統合MSの構成が複雑で分かりにくい。

 統合審査で審査員がこのような問題点に気づいたときはシステムの改善点を指摘してくれますが、この場合、組織が原点に帰り自主的に問題点を改善することが必要となります。そのためには御社にあった改善を指導してくれるコンサルタントが大事になってきます。タテックスでは統合マネジメントシステムのコンサルティングを得意にしております。お気軽にお問合わせください。


統合マネジメントシステムの役割と導入のコツ

企業活動は、製品とサービスを提供することが中心ですが、製品やサービスを実現するには資源やエネルギーが必要ですし、環境面での配慮や、その職場で働く従業員の労働災害などの面でも配慮していかなければならいのは当然のことです。
 つまり、品質、環境、情報セキュリティ、労働安全衛生などのマネジメントはひとつの企業活動のなかで実施されていかなければならないのです。組織の規模が大きくなれば、業務が細分化し、いろいろな部門・部署・グループが発生してきます。これらの部門の業務プロセスは、企業の全体をマネジメントするなかで調和されなければ効果的に機能しません。部分最適必ずしも全体最適にならずと言われます。品質マネジメント、環境マネジメント、情報セキュリティマネジメント、労働安全衛生マネジメント等を独立してシステムと捉えているのは、あくまでサブマネジメントシステムです。このサブマネジメントシステムを調和した活動として機能させること、それこそが統合マネジメントシステムの役割なのです。


マネジメントシステムを統合する際、導入のコツとしては、マネジメントシステムの流れに着眼するとよいでしょう。この考え方は、統合対象とするマネジメントシステムに関係なく共通するものだからです。
 ここでマネジメントシステムの流れとは、「方針展開の流れ」「維持管理の流れ」「システム・サポート」です。この3つの流れを仕事で整理すると、統合マネジメントシステムの構築が容易になります。
 また統合マネジメントシステムの構築にあたっては、下記の品質マネジメント8原則も参考にして考えるとよいでしょう。

  1. 顧客志向 (Castomer focus)
  2. リーダーシップ (Leadership)
  3. 人々の参画 (Involvement of people)
  4. プロセスアプローチ (Process approach)
  5. マネジメントへのシステムアプローチ(System approach to management)
  6. 継続的改善 (Continual improvement)
  7. 意思決定における事実に基づくアプローチ
    (Factual approach to decisionmaking)
  8. 供給者との互恵関係
    (Mutually beneficial supplier relationships)

マネジメントシステム統合の導入は、複数のマネジメントシステムを持つ企業における改革の切り札です。


PDCAサイクルとは

ここでは、統合マネジメントシステムの中心的な考え方であるPDCAサイクル(Plan:計画  Do:実施  Check:確認  Action:見直し)の例を説明します。実際には組織毎にアレンジします。このサイクルによって、継続的にマネジメントシステムの改善が図れます。

統合MS方針(MS基本方針)
・具体的にどんな改善に取組むかを経営者が決め、公表する

統合マネジメントシステムのMS基本方針は、必ずしも1本化されていない場合もあります。ISO9001の品質方針、ISO14001の環境方針、ISO27001の情報セキュリティ基本方針(/ISMS基本方針)が個別に作成され、それらを総合してマネジメントシステム方針としている場合もあります。社長の経営ビジョンを達成するには何よりも従業員の理解と協力が欠かせません。その組織で働く従業員の行動指針として統合MS方針(MS基本方針)を機能するように策定・周知しなければなりません。

Plan:計画
・経営者の責任(責任・権限)
・事業方針⇒目的・目標⇒具体的改善計画の実施
Do:実施
・製品・サービスの実現
・契約業務、・設計開発業務、・購買業務
・生産・計測器の管理業務
・資源の運用管理(力量と教育訓練、インフラストラクチャー、作業環境)
・文書管理・記録の管理
Check:確認
・検査・監視、不適合の管理
・顧客満足、不満足
・内部監査、是正処置、予防処置
Action:見直し
・経営者が、システム全体を見直す(マネジメントレビュー)

マネジメントシステム統合化レベル

 統合マネジメントシステムといっても、その構成内容はさまざまレベルがあります。いろいろな見方がありますが、下表レベル1からレベル3にいくに従って統合化レベルが高まるとみることができます。レベル3は経営との一体化で、マネジメントシステムの「融合化」といっていいかもしれません。
 統合しないまでも複数のマネジメントシステムがある組織では、内部監査や文書・記録管理などの各種共通手順書の共用化までは実施している組織が多い時代が続きました。統合化は日々、進化をしております。今後もこの流れは進むでしょう。

レベル1[文書共用化]
・共通手順書、様式の共用化
・マニュアルの統合化
レベル2[体制統合化]
・組織体制の統一化
−トップ、管理責任者、推進事務局、各部推進委員、内部監査員
・内部監査実施の複合化・統合化
レベル3[システム融合化]
・方針の統合化
・目標認定プロセスの統合化
・進捗管理・マネジメントレビューの統合化
・方針展開・経営目標展開との完全一元化

手順書の統合を考えてみましょう。例えばISO9001の購買・外注の管理と、ISO27001の外部委託の管理手順が別々に設定されています。いくつかのマネジメントシステムを経験すると、規格の要求事項を読んだだけで共通性にすぐ気がつくはずです。
 同じ活動に対し手順書が複数存在すると、実際の作業をするときには非常に効率が落ちるうえ、ミスが発生し易くなります。当然ですね。1つの活動が複数の手順書に分散されていては、あちこちを参照しなければならないからです。1つの活動が複数の手順書に分散されているメリットは、第三者審査のときに、個別のマネジメントシステムの審査員に説明するときに説明が容易であることくらいでしょう。この点についても、慣れてしまば差がなくなり利点といえないかもしれません。別々に手順書を作るにしても、マニュアル類の設計思想を統一し、できる限り共通化をしていくこと、実際の作業に直結し使える手順書を目指すことが統合するメリットといえるでしょう。

マネジメントシステム統合後の改善の要点は「内部監査」と「マネジメントレビュー」

 組織が構築・運用している統合MSの構成や手順の統合レベルは千差万別です。その大きな原因は、統合マネジメントシステム規格がまだ発行されていないため、QMSとEMS、あるいは他の規格組合わせの統合方法が組織ごとにかなり違うことによります。
 この点につきましては、コンサルタントの意見を参考にして現在の統合マネジメントシステムの実態を以下の観点でチェックされ、改善すべき問題があるかどうかを確認してください。

 ・手順がどの程度統合できているのか、それはうまく運用できているのか。
 ・統合マネジメントシステムは、QMSとEMS、あるいは他の規格組合わせの仕組みがわかりやすい構成となっているか。
 ・品質と環境、あるいは他の規格組合わせについての管理の仕組みが、どの程度総合的になっているのか、総合的に運用できているのか。

 このような観点で統合マネジメントシステムに関する改善点を発見し、改善を進めるためには、「内部監査」と「マネジメントレビュー」をうまく改善していくことをお勧めします。

 内部監査では「計画、手順及び要求事項に対する適合性」と「計画に対する有効性」を確認することは多くのISO規格で要求事項となっています。内部監査の方法は、「統一した監査」でも「QMSやEMS、他の規格の個別の監査」のいずれでもかまいませんが、内部監査での確認項目の中に前記の観点を加えれば、統合マネジメントシステムに関する改善点を発見できるはずです。

 統合マネジメントシステムのマネジメントレビューでは、統合マネジメントシステムが継続して、「組織の目的に合っているか」、「十分に計画し実施されているか」、「所望の結果を得ているか」について評価します。経営者への報告の中に前記の観点に関する情報を盛り込み、統合マネジメントシステムに関する改善の必要性を評価します。


統合マネジメントシステム 解説参考本の紹介

 統合マネジメントシステム 解説参考本の紹介は、統合マネジメントシステム 解説参考本の紹介を参照ください。


ニーズで選べる支援内容

当社では、統合マネジメントシステムの構築実績が増えています。
@ISO27001+ISO9001、AISO27001+ISO14001、BISO9001+ISO14001+ISO27001、CISO9001+ISO14001 統合する規格の組合わせケースはいろいろです。お客様とご相談のうえ柔軟にカスタマイズしております。

(当社支援による統合マネジメントシステムの導入事例)
@ISO9001+ISO14001 統合マネジメントシステム:収集運搬・中間処理・資源リサイクル業など
AISO9001+ISO27001 統合マネジメントシステム:組込みソフトウェア業、樹脂加工製造業など
BISO27001+ISO14001 統合マネジメントシステム:広告・イベント業など

当社の章立ては、将来のシステム拡張性を考慮して設計しております。容易に新しいマネジメントシステムを組み込むように考えられておりますので、メンテナンスが容易です。

 これまでのISO9001やISO14001など個別のマネジメントシステムを構築指導するコンサルタントは、企業でのISO事務局経験者などでも可能な領域でした。しかし、統合マネジメントシステムの構築や既存のマネジメントシステム改善の領域になりますと、経営学の知識をしっかりと持ち合わせた力量のあるコンサルタントでないと大変な目にあいます。知識と経験を持ち合わせた本物のコンサルタントの指導でなければ統合マネジメントシステムが機能しないことになりかねません。
 タテックス有限会社では、中小企業診断士やMBA(経営学修士)の資格を持ち、かつ実績豊富なISOコンサルタント陣が対応させていただきます。ISO認証取得、システム改善に必要な内容、工数をお客様のニーズで選べます。お気軽にお問合わせください。


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